Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

check·in - Die Hotelberater (eine Marke von wort·textur) | Sven Hirschel, Hansastraße 16, 01097 Dresden, Deutschland. Telefon: +49 351 27181309, E-Mail: info@wort-textur.de.

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer:innen grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung der Nutzer:innen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), zur Erfüllung eines Vertrags bzw. vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), sofern keine anderen Rechtsgrundlagen einschlägig sind.

3. Bereitstellung der Website / Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website erhebt unser Hosting-Anbieter automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles, die Ihr Browser automatisch übermittelt. Dies sind:

• IP-Adresse (ggf. gekürzt/anonymisiert)
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge

Diese Daten werden verarbeitet, um die technische Funktionsfähigkeit, Stabilität und Sicherheit der Website zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse). Sie werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nach Zweckerfüllung, spätestens nach 28 Tagen, gelöscht.

Hosting

Diese Website wird bei all-inkl.de gehostet. Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO, der mit Bestellung des Hosting-Pakets zustande gekommen ist und sicherstellt, dass personenbezogene Daten nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet werden.

4. Cookies

Unsere Website verwendet Cookies. Welche Cookies konkret eingesetzt werden, in welche Kategorien sie fallen und wie Sie Ihre Einwilligung verwalten oder widerrufen können, ist ausführlich in unserer gesonderten Cookie-Richtlinie beschrieben, die im Footer jederzeit einsehbar ist.

Zur Verwaltung der eingesetzten Cookies und ähnlichen Technologien (Tracking-Pixel, Web-Beacons etc.) und der diesbezüglichen Einwilligungen setzen wir das Consent-Tool „Real Cookie Banner“ ein. Rechtsgrundlagen hierfür sind Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verwaltung der Einwilligungen). Details zur Funktionsweise finden Sie unter devowl.io/de/rcb/datenverarbeitung.

Google Analytics

Sofern Sie eingewilligt haben, setzen wir auf dieser Website Google Analytics ein, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Mutterunternehmen: Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA). Google Analytics verwendet Cookies bzw. vergleichbare Technologien, die eine Analyse der Nutzung unserer Website durch Sie ermöglichen (z. B. aufgerufene Seiten, Verweildauer, Herkunft der Zugriffe).

Die durch Google Analytics erhobenen Daten werden auch auf Servern in den USA verarbeitet. Als Garantie für ein angemessenes Datenschutzniveau kommen die EU-Standardvertragsklauseln zur Anwendung.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Die Speicherdauer der bei Google Analytics erhobenen Daten beträgt 14 Monate. Zusätzlich können Sie die Erfassung durch Google Analytics verhindern, indem Sie das Browser-Add-on zur Deaktivierung von Google Analytics unter tools.google.com/dlpage/gaoptout herunterladen und installieren.

Weitere Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten bei Google Analytics finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google unter policies.google.com/privacy.

5. Kontaktaufnahme (Kontakt-/Briefingformular, Rückruf-Formular, E-Mail, Telefon)

Wenn Sie uns per Kontakt- oder Briefingformular, Rückruf-Formular, E-Mail oder Telefon kontaktieren (z. B. zur Anfrage eines check·in-Checks, eines Vor-Ort-Termins oder einer anderen Leistung), werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Name und Anschrift des Hauses, Nachricht, gewünschte Leistung) zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert.

Verarbeitete Daten: Name, E-Mail, Telefon, Nachrichteninhalt. Zweck: Bearbeitung der Anfrage, Vertragsanbahnung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Speicherdauer: Löschung nach abschließender Bearbeitung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. Rechnungsunterlagen) entgegenstehen.

Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter, mit Ausnahme technischer Dienstleister, die wir zum Betrieb dieser Website und unserer Kommunikationswege einsetzen (z. B. E-Mail-Provider, Hosting).

6. Newsletter

Auf unserer Website können Sie einen kostenlosen Newsletter abonnieren. Erforderlich ist dafür nur Ihre E-Mail-Adresse. Anrede, Vor- und Nachname sind freiwillige Angaben und dienen ausschließlich der persönlichen Anrede.

Für die Anmeldung verwenden wir das Double-Opt-In-Verfahren: Nach Ihrer Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn Sie diesen Link anklicken, nehmen wir Ihre Adresse in den Verteiler auf. So ist sichergestellt, dass niemand eine fremde Adresse anmeldet, und wir können Ihre Einwilligung nachweisen. Bestätigen Sie nicht, versenden wir keinen Newsletter an diese Adresse.

Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse; freiwillig Anrede, Vor- und Nachname; der Wortlaut der Einwilligungserklärung, die Sie bestätigt haben; die Seite, über die die Anmeldung erfolgte; sowie Datum, Uhrzeit und IP-Adresse von Anmeldung und Bestätigung. Zweck: Zusendung des Newsletters sowie Nachweis der erteilten Einwilligung. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; die Protokollierung von Zeitpunkt und IP-Adresse beruht zusätzlich auf unserem berechtigten Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, die Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 1 DSGVO nachweisen zu können.

Speicherdauer: Ihre Daten bleiben gespeichert, solange das Abonnement besteht. Melden Sie sich ab, bewahren wir Ihre E-Mail-Adresse in einer Sperrliste auf, damit sie nicht versehentlich erneut angeschrieben wird. Die Protokolldaten zur Einwilligung bewahren wir bis zum Ablauf möglicher Ansprüche auf, in der Regel drei Jahre nach Ende des Jahres, in dem das Abonnement endete.

Widerruf: Sie können den Newsletter jederzeit abbestellen und damit Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dafür genügt ein Klick auf den Abmeldelink am Ende jeder Newsletter-E-Mail; ebenso reicht eine kurze Nachricht an info@wort-textur.de. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Empfänger: Verteiler und Versand laufen über unser eigenes, passwortgeschütztes Verwaltungssystem unter crm.wort-textur.de und über die E-Mail-Postfächer unseres Hosting-Anbieters all-inkl.de, mit dem ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht. Einen externen Newsletter-Dienstleister setzen wir nicht ein. Eine Weitergabe Ihrer Adresse an Dritte zu Werbezwecken findet nicht statt.

Keine Erfolgsmessung: Unsere Newsletter enthalten keine Zählpixel und keine umgeschriebenen Links. Wir erfassen also nicht, ob und wann Sie eine E-Mail geöffnet oder einen Link darin angeklickt haben.

7. Checklisten und andere Dokumente zum Download

Auf unserer Website können Sie kostenlose Checklisten anfordern. Dafür benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse; Vor- und Nachname sind freiwillige Angaben. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Abruflink, über den Sie das Dokument herunterladen können. Diesen Umweg gehen wir, damit niemand eine fremde Adresse eintragen kann.

Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse; freiwillig Vor- und Nachname; das angeforderte Dokument; die Seite, über die die Anforderung erfolgte; sowie Datum, Uhrzeit und IP-Adresse von Anforderung und Abruf. Zweck: Zusendung des angeforderten Dokuments und Nachweis darüber. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage) sowie unser berechtigtes Interesse an der Nachvollziehbarkeit der Zusendung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Speicherdauer: zwölf Monate nach der Anforderung; danach werden die Daten automatisch gelöscht.

Der Download hängt nicht am Newsletter. Sie können beim Anfordern zusätzlich und freiwillig den Newsletter auswählen; tun Sie das nicht, erhalten Sie ausschließlich das angeforderte Dokument und keine weiteren E-Mails. Wählen Sie den Newsletter aus, gilt dafür der vorstehende Abschnitt, und Ihr Klick auf den Abruflink bestätigt zugleich diese Anmeldung - worauf wir Sie in der E-Mail ausdrücklich hinweisen.

Verteiler, Versand und Ablage laufen über unser eigenes, passwortgeschütztes Verwaltungssystem unter crm.wort-textur.de und über die E-Mail-Postfächer unseres Hosting-Anbieters all-inkl.de. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

8. Ansprache von Beherbergungsbetrieben per Brief

Wir schreiben Hotels, Pensionen, Gästehäuser und Ferienunterkünfte gelegentlich per Brief an, um auf unsere Leistungen aufmerksam zu machen. Die Betriebe wählen wir vorher gezielt aus: Wir sehen uns ihren öffentlichen Auftritt an und schreiben nur dort, wo unser Angebot erkennbar zum Betrieb passt.

Herkunft der Daten: öffentlich zugängliche Quellen, insbesondere die Website und das Impressum des Betriebs, sein Google-Unternehmensprofil sowie Gastgeber- und Branchenverzeichnisse. Für die Suche nach passenden Betrieben nutzen wir einen KI-gestützten Recherchedienst. Jedes Ergebnis prüfen wir persönlich, bevor wir einen Betrieb anschreiben.

Verarbeitete Daten: Name des Betriebs, Name von Inhaber:in oder Ansprechpartner:in, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Website, soweit öffentlich angegeben; unsere Notizen zum öffentlichen Auftritt des Betriebs (zum Beispiel, ob eine Online-Buchung möglich ist); Datum und Inhalt unserer Schreiben. Zweck: Direktwerbung für unsere eigenen Leistungen per Post. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an Direktwerbung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit Erwägungsgrund 47 DSGVO). Werbung per E-Mail oder Telefon versenden wir auf dieser Grundlage nicht.

Empfänger: Die Daten liegen in unserem eigenen, passwortgeschützten Verwaltungssystem unter crm.wort-textur.de beim Hosting-Anbieter all-inkl.de, mit dem ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht. Die KI-gestützte Recherche läuft über Dienste der Anthropic PBC (San Francisco, USA); die Übermittlung in die USA stützt sich auf die EU-Standardvertragsklauseln. Eine Weitergabe an Dritte zu deren Werbezwecken findet nicht statt.

Speicherdauer: Kommt kein Kontakt zustande, löschen wir die Daten spätestens 24 Monate nach unserem letzten Schreiben. Betriebe, die wir nach der Recherche nicht anschreiben, löschen wir spätestens 24 Monate nach der Recherche. Entsteht aus unserem Schreiben eine Anfrage oder ein Auftrag, gelten die Ziffern 5 und 13.

9. Terminbuchung (Kalendertool)

Zur Online-Terminbuchung setzen wir das Buchungstool Cal.com ein. Bei der Buchung eines Termins werden die von Ihnen angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, gewünschter Termin) an Cal.com übermittelt und dort verarbeitet. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung; sofern der Anbieter Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) bzw. Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

10. Vor-Ort-Prüfungen (Kurzbesuch, Übernachtungstest) und personenbezogene Daten Dritter

Im Rahmen des check·in-Checks können optional Vor-Ort-Termine (Kurzbesuch oder Übernachtungstest) sowie eine Kulinarik-Verkostung durchgeführt werden. Dabei werden zwangsläufig auch personenbezogene Beobachtungen zu Mitarbeitenden des geprüften Hauses erhoben - etwa zu Servicequalität, Freundlichkeit oder Ablauf des Check-in-/Check-out-Prozesses. Diese Beobachtungen dienen ausschließlich der fachlichen Auswertung im Auftrag des geprüften Hauses (bzw. seines Auftraggebers) und werden ausschließlich im Prüfprotokoll dokumentiert, das an den Auftraggeber übergeben wird.

Das Prüfprotokoll wird nach Abschluss des Auftrags und Ablauf etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht, sofern der Auftraggeber keine längere Aufbewahrung wünscht.

11. Blogbereich

Sofern wir einen Blogbereich betreiben, werden dort veröffentlichte Inhalte teilweise mit Unterstützung von KI-Werkzeugen vorbereitet und vor Veröffentlichung redaktionell geprüft. Sofern eine Kommentarfunktion oder ähnliche interaktive Funktionen angeboten werden, gelten hierfür gesondert ausgewiesene Hinweise zu Zweck, Rechtsgrundlage und Speicherdauer, die zum Zeitpunkt der Einführung dieser Funktion ergänzt werden.

12. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Im Rahmen der oben beschriebenen Verarbeitungen können folgende Kategorien von Empfängern Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten: Hosting-Anbieter (all-inkl.de), E-Mail-Provider, Cal.com (Kalendertool), Google Analytics (Google Ireland Limited), Anthropic PBC als Anbieter des KI-gestützten Recherchedienstes (siehe Ziffer 8), sofern eingesetzt der Anbieter des Cookie-Consent-Tools, sowie das jeweils geprüfte Haus als Auftraggeber und Empfänger des Prüfprotokolls, sofern dieses personenbezogene Beobachtungen zu dessen Mitarbeitenden enthält (siehe Ziffer 10). Mit allen Dienstleistern, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten, bestehen bzw. werden Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

13. Speicherdauer

Sofern in dieser Erklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, werden personenbezogene Daten bei uns gelöscht, sobald der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen von in der Regel 6 bzw. 10 Jahren für geschäftliche Korrespondenz und Buchungsbelege) entgegenstehen.

14. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten bei uns (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

15. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Zuständig ist in der Regel die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes unseres Geschäftssitzes:

Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte
Maternistraße 17
01067 Dresden
Telefon: +49 351 85471-101

Stand: 3. Oktober 2026